bongdaso kèo nhà cái

Bài viết hệ thống hóa lại các quy định liên quan đến lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái nhằm giúp nhà quản lý và bộ phận kế bongdaso kèo nhà cái nắm rõ, tránh việc thực hiện sai quy định hoặc bị xử phạt hành chính theo quy định hiện hành.

Nguyên tắc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái

Đối với việc lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái, Điều 41 Luật Kế bongdaso kèo nhà cái sửa đổi năm 2015 quy định, tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phải được đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế bongdaso kèo nhà cái năm hoặc kết thúc công việc kế bongdaso kèo nhà cái. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái.

Để hướng dẫn rõ hơn về quy định lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái tại Luật Kế bongdaso kèo nhà cái sửa đổi năm 2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế bongdaso kèo nhà cái. Trong đó, tại Điều 8 quy định, loại tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phải lưu trữ bao gồm: Chứng từ kế bongdaso kèo nhà cái; Sổ kế bongdaso kèo nhà cái chi tiết, sổ kế bongdaso kèo nhà cái tổng hợp; báo cáo tài chính (BCTC); báo cáo quyết bongdaso kèo nhà cái ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết bongdaso kèo nhà cái ngân sách.

Bên cạnh đó, còn có các tài liệu khác có liên quan đến kế bongdaso kèo nhà cái bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế bongdaso kèo nhà cái quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết bongdaso kèo nhà cái dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm bongdaso kèo nhà cái; biên bản tiêu hủy tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (DN) hoặc chuyển đổi đơn vị...

Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái trừ một số trường hợp được quy định tại Nghị định số 174/2016/NĐ-CP như: Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái bị tạm giữ, tịch thu; Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan… Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phải được đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế bongdaso kèo nhà cái. Trường hợp đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái là DN siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ DN nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái theo quy định. Đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái. Người làm kế bongdaso kèo nhà cái có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái của mình trong quá trình sử dụng.

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế bongdaso kèo nhà cái năm. Ngay cả các cơ quan được cung cấp tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái cũng phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái đã sử dụng…

Lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái trên phương tiện điện tử

Chứng từ kế bongdaso kèo nhà cái và sổ kế bongdaso kèo nhà cái của các đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái trên phương tiện điện tử phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Các đơn vị trong lĩnh vực kế bongdaso kèo nhà cái nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế bongdaso kèo nhà cái tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định. Việc in ra giấy chứng từ kế bongdaso kèo nhà cái, sổ kế bongdaso kèo nhà cái chi tiết và các tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.

Theo quy định hiện hành, khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm bongdaso kèo nhà cái theo quy định, đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế bongdaso kèo nhà cái trưởng (phụ trách kế bongdaso kèo nhà cái) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Nơi lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái

Theo quy định tại Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật. Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái của DN có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của DN nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập DN hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái. Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động bao gồm tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái của các kỳ kế bongdaso kèo nhà cái năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.

Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái của đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình DN hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị bao gồm tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái của các kỳ kế bongdaso kèo nhà cái năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái liên quan đến chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình DN hoặc chuyển đổi đơn vị được lưu trữ tại đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình DN hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định.

Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái của các kỳ kế bongdaso kèo nhà cái năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách: Nếu tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phân chia được cho đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái mới thì lưu trữ tại đơn vị mới; nếu tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định. Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái liên quan đến chia đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái thì lưu trữ tại các đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái mới. Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái liên quan đến tách đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái mới.

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái

Theo quy định của Luật Kế bongdaso kèo nhà cái, tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây: Ít nhất là 5 năm đối với tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái, gồm cả chứng từ kế bongdaso kèo nhà cái không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế bongdaso kèo nhà cái và lập BCTC; Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế bongdaso kèo nhà cái sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế bongdaso kèo nhà cái và lập BCTC, sổ kế bongdaso kèo nhà cái và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Để hướng dẫn rõ hơn quy định này đối với các đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định rõ, tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm: Chứng từ kế bongdaso kèo nhà cái không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế bongdaso kèo nhà cái và lập BCTC như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái của bộ phận kế bongdaso kèo nhà cái; Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái dùng cho quản lý, Điều hành của đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái không trực tiếp ghi sổ kế bongdaso kèo nhà cái và lập BCTC. Trường hợp các tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phải lưu trữ tối thiểu 10 năm: Chứng từ kế bongdaso kèo nhà cái sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế bongdaso kèo nhà cái và lập BCTC, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế bongdaso kèo nhà cái chi tiết, các sổ kế bongdaso kèo nhà cái tổng hợp, BCTC tháng, quý, năm của đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái, báo cáo quyết bongdaso kèo nhà cái, báo cáo tự kiểm tra kế bongdaso kèo nhà cái, biên bản tiêu hủy tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế bongdaso kèo nhà cái và lập BCTC; Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái của các kỳ kế bongdaso kèo nhà cái năm và tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái về báo cáo quyết bongdaso kèo nhà cái dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C; Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình DN hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án... Bên cạnh đó, các tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm bongdaso kèo nhà cái của Kiểm bongdaso kèo nhà cái Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm bongdaso kèo nhà cái độc lập… cũng phải lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Các tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phải lưu trữ vĩnh viễn, theo Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, đối với đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái trong lĩnh vực kế bongdaso kèo nhà cái nhà nước, tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết bongdaso kèo nhà cái ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết bongdaso kèo nhà cái ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết bongdaso kèo nhà cái dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng... Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái bị hủy hoại tự nhiên.

Xử phạt vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái

Một trong những nội dung mà các đơn vị kế bongdaso kèo nhà cái và cán bộ kế bongdaso kèo nhà cái cần chú ý là các quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái tại Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 của Chính phủ. Theo đó, từ ngày 01/5/2018, sẽ phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau: Đưa tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định; Không sắp xếp tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế bongdaso kèo nhà cái năm.

Bên cạnh đó, phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau: Lưu trữ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái không đầy đủ theo quy định; Bảo quản tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ; Sử dụng tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định; Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

Đồng thời, theo quy định mới, sẽ phạt tiền từ 10 - 20 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau: Hủy bỏ tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế bongdaso kèo nhà cái nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế bongdaso kèo nhà cái.

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội (2015), Luật Kế bongdaso kèo nhà cái sửa đổi 2015;
2. Chính phủ (2016), Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12 2016 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế bongdaso kèo nhà cái;
3. Chính phủ (2018), Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế bongdaso kèo nhà cái, kiểm bongdaso kèo nhà cái độc lập;
4. Một số website: thuvienphapluat.vn, luatvietnam.vn…